読んでいて「？」が浮かぶ文書はありませんか？

御社の中でも、メール・議事録・提案書・マニュアル等の文書が日々多く作成されていると思います。 そんな中でも読んでいて頭の中に疑問が浮かぶ文書も多いのではないでしょうか 。「これって誤字だろうか？」「いろいろ書いてあるけれども要は何をいいたいんだろうか？」「○○についてはどこに書いてあるんだろう？」等。
このような「？」がいくつも浮かぶ文書は読み手に多大な負荷をかけてしまいます。
何かを伝えたくて文書を作成したにも関わらず、その何かは読み手に伝わらず、最悪のケースでは、そもそも”読まれない”といった事態を招くことにもなり得ます。

読んだ時に分かりやすく理解しやすい文書だったらいいのに

日々多くの文書に目を通さないといけないビジネスの現状を考えてみると、やはり疑問点が多くある文書とは可能な限り出会いたくありません。
疑問点がある文書は、理解するのに多大な時間がかかりますし、何よりも読んでいる際の精神的な負荷（イライラ）が非常に大きいと思います。
ただ、それでも読まなくてはならない文書の数々。どうせ読まなくてはならないのであれば疑問点が多くある文書ではなく、「わかりやすい！」「なるほど！」とつい唸ってしまうような、誰もが簡潔に読みやすい文書が読みたいと思いませんか？

読み手を唸らせられるようになるドキュメンテーション

本研修では、わかりやすい文書を作成する際の土台となる考え方と基本的な5つの技術を学びます。 特に、受講者が現場に戻ってから「○○さんの文書、わかりやすいね！」と早速言われるように、講義では具体的な例を多く紹介し、演習ではリアルなビジネスシーンの設定のもと実践・振り返りをしていただく設計としています。

【コース概要】

• 読み手と目的を意識した分かりやすく説得しやすい文書作成のポイントを学習する
  －文書の3つのW (Why・Who・What)
  －文書構成、文章表現、レイアウト、表、グラフ、図

【学習のゴール】

1. 読み手と目的を意識した文書を作成できるようになる
2. 訴求力のある文書を作成できるようになる
3. 品質向上に寄与する、的確で具体的な文書レビューができるようになる

研修の流れ【時間割】

アウトプットにより現状の課題を明確にする

• 分かりやすい文書を作成する際の土台となる考え方（目的と読み手を明確にしてからメッセージの構成と伝え方を考える）と5つの基本技術（文書構成・文章表現・レイアウト・表の利用・グラフ/図の利用）を学びます
• 講義で学習したことを、リアルなビジネスシーンを題材とした演習で実践することで、現状の課題を明確にします

受講者アンケート

（弊社実施の無記名アンケートより抜粋）

「読み手」を意識した文書作成の技術が身についた

• 資料を作る際、今までは「なんとなくこんな感じで作ろうか」とか「過去の資料を使いまわす」といったことをよくやっていが、そのような作り方では「伝えたいこと」が明確に伝わらず、目的や読み手を意識して考えなければならないことがよくわかった。
• 相手が結論先行型なのか否か、どの部分の詳細な情報を欲しがっているのか、最終的に報告対象がその後どう動きたいのかをできるだけ事前に情報収集し、意識して資料作成を行いたい。
• いきなり資料作成に取り掛からず、3つのWを整理することが良いアウトプットにつながると感じたので実践していきたい。

※記載した内容は、あくまで受講者独自のコメント／意見であり効果を保証するものではありません。

第一歩は「読み手」の存在に気づくこと

読んでいて疑問点が多く浮かぶ文書を作成する方々の大半は、「読み手」の存在に気づいていないことが多いです。 逆に言えば、読み手の存在にさえ気づくことができれば、 そこから「この文書で読み手は理解できるだろうか？」と考えることが徐々に習慣化されていき、簡潔で誰でも分かりやすい文書へと近づくことができます。
御社の現場で真っ先にできることは、読み手から書き手に対してフィードバックをすることです。ぜひ一度、周囲のメンバーにそういった方々がいたらフィードバックをしてみてください。
「やはり変わらない」「なかなか定着しない」といったことがありましたら、私にご相談ください。