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オフィスの前で困っているスタッフ

ミーティングルームリソースを効率的に利用できていますか?

どの会社にも存在するミーティングルーム。いざ使おうと部屋に向かうと、予約したはずなのに他の従業員が予約せず利用していることや、前の方が時間を超過しても利用していることはありませんか?また、予約済みの部屋が空室のままというケースも多いです。
このような事態を受け、ミーティングルームの運用をルール化、運用徹底を管理部から現場に働きかけているにも関わらず、うまく浸透することなく、効果的な施策が見つからず仕方のないものとして放置されてしまうことが多いでしょう。

ミーティングルームリソースを効率的に利用できれば…

どのミーティングルームがいつ使われているのかが一目でわかり、かつ簡単に予約できれば、厳格なルールを設定せずとも従業員はシステムを使ってミーティングルーム予約をし、無断で使う従業員は減るでしょう。また、仮に予約したあとそのミーティングルームを利用する予定がなくなってしまった場合も、その予約が自動で無効になれば、ミーティングルームのカラ予約(実際は使われないのに残っている会議室予約のこと)はなくなります。
さらに、予約した時間より早く会議が終わった場合に、簡単に残った時間の会議室予約のキャンセルができれば、より会議室リソースが有効に使えます。
こういったことがPCだけでなく、会議室端末からボタンのワンタップでできれば、より効率のよいミーティングルーム利用ができると思いませんか?

笑顔で会議を進める人々
Teem-会議室リソースの利用状況-

「Teem」は、物理的な実際の会議室リソースの利用状況と、システム上の会議室予約状況とを繋げることのできる、画期的なミーティングルーム利用効率化ソリューションです。御社のミーティングルームを部屋からワンタップで簡単に予約できるだけでなく、使う予定のなくなった会議室予約をその場でキャンセルすること、設定しておいた以上の時間入室がない時点で自動でキャンセル処理を行うこと等も可能です。マルチデバイス対応しており、PCブラウザだけでなくスマートフォン、タブレット端末用のアプリも、容易な予約を可能にするお手伝いをします。
会社ごとで操作画面のテーマを変えられるため、会社のブランドイメージ作りにも役立ちます。

  • どのミーティングルームが、いつ使われているのかが一目でわかり、かつ簡単に予約できれば…
    →「Teem」はマルチデバイス対応をしているため、どのデバイスからでも予約でき、どの時間にどのミーティングルームが空いているか一目でわかるようになっています。
  • 予約したあとそのミーティングルームが実際使われない場合自動でキャンセルされるようにならないか…
    →予約された時間から10分以内にミーティングルームが利用されなければ自動で予約がキャンセルされます。
  • 会議が終わったかどうか確認しに行かなくてもよくなれば…
    →会議終了を次の会議予約者に通知させるボタンがあります。ミーティングルームが使えるかどうか確認しに行く必要はなくなります。

導入事例

世界でイノベーションを起こし続ける企業に選ばれるシステム

Teemは人々が生活のために働くのではなく、自らの人生を生きるために働けるような世界を創るために急成長している企業、WeWorkのサービスの1つであり、イノベーションを起こし続ける世界的企業2,500社から採用されています。導入されている代表的な企業として、Netflix、Airbnb、Boxなど、新たな考え方で既存のビジネスや現場を第一線で変えて言っている企業が挙げられます。これらの企業では、業務の中でオフィススペースを有効利用していくことに貢献する事は勿論、「ただ集まる場」ではなく「イノベーションを起こす場」として、「会議」のイメージ自体を変えて行くことができています。

ミーティングルームの予約すら楽しく、最適化する

ミーティング管理システムは数ある中、Teemは会議室管理システムとの連携(Exchange, Office365やGoogle Calendar)や、アプリの先進的なデザインやカスタマイズ可能なテーマ設定による企業ブランディング、そして何より会議室リソースを効率よく使うための最適化、に充填をおいたツールです。日本でまだ有名になっていなかった時代から海外の製品を日本に導入してきた経験を多く持つ私が、グローバルでの利用が進んでいるTeem導入をサポートさせていただきますので、お気軽にご相談下さい。

私に、ご相談ください。

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髙橋 祐一

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髙橋 祐一

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