一味違う！？コンサルタントの資料作成術　
第6回　「相手の好みに合わせる」

　ホワイトカラーの必携スキル！
　パワーポイントやエクセルを用いたグッとくる資料作成の
　技法をご紹介します。

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読者の皆さま

こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。
毎週のご愛読ありがとうございます。
早いもので当シリーズも第6号となりました。
今週のお題は「相手の好みに合わせる」です。

資料作成から外れているように思われるかもしれませんが、
実は他の多くのものと同様に、資料にも「好み」が入る余地が
多々あります。

極論すると資料の内容は「論理と好み」で構成される、と
言ってよいかもしれません。
今週も楽しく、資料作成術を確認していきましょう。

毎週、ご紹介しておりますが、
本メルマガの「読み方・使い方」もう一度、確認してまいりましょう。

　○すぐ使えそうなものは、使ってみる

　○部分的に使えそうなものは、部分的に使ってみる

　○すぐ使わなそうなものは、とりあえず理解するだけに留める

今週もよろしくお願いします。

では、本題。とその前に、よろしければ是非お立ち寄りください。
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◆◆◆「これって好みですか？」◆◆◆

上司として若手コンサルタントに資料作成を依頼する機会が増えて
くると、必然的にレビュー（品質チェック）を担うことも多くなります。

大概のケースでは、上司が赤入れ（赤ペンでの書き入れ）をしたものを、
部下は粛々と修正するわけですが、一度、はっとさせられる若手に
出会ったことがあります。

私が彼（若手コンサルタント）の作成した資料を赤入れし、
本人にその内容を伝えたところ、、、

「了解しました。一点だけよいですか？
　この2ページ目の表の直し方なんですが、特に伝えている内容は
　大きく変わらないと思うんですが、これって好みですか？」

普通に聞くと、「生意気な奴だな〜」と思わせてしまうような発言ですが、
レビューをする立場からするとはっとさせられました。

よくよく見なおしてみると、複数の赤入れ箇所の中から、その部分
だけが彼の言うとおり、好みによるチェックだったことがよく
わかりました。結果、やり取りを続けて、その部分の修正はしないで
おくことなりました。

◆◆◆誰の好みに合わせるのか◆◆◆

上司層向けに文書作成に関するセミナーなどを担当させていただくと、
上記のような経験や悩みが自分1人ではないことが分かります。

「確かに、言われてみると、好みのチェックがすごく多いですね」

「どこまで自分の好みで書かせるかはいつも迷うところです」

こんな意見を頂くこともしばしばです。

文書作成の目的に照らして考えると、実は答えはシンプルであり、
合わせるべき好みの相手は「読み手」になります。

読み手に何らかの行動や意思決定をしてもらうために資料を作成
しているわけですから、書き手や話し手の好みを押し出しても
喜ばれるわけがありません。

単純な話ですが、資料作成に没入していると、いつの間にやら
頭から抜けてしまうのがこのポイントですね。

◆◆◆好みってなんだ？◆◆◆

趣味の世界なら分かりやすいのですが、文書に関する好みというと
どうしても抽象的になりがちです。
こんなポイントで考えてみてはいかがでしょう。

　・問題提起→結論 or　結論→問題提起　【話の流れの好み】
　・定量（数字）　or　定性（言葉）　　 【検討材料の好み】
　・イメージ重視　or　論理重視 【思考スタイルの好み】
　・文章　or　図解 【表現の好み】
　・1枚モノ　or　分厚い冊子 【分量の好み】

まだまだ挙げだすとキリがありませんが、文書ひとつとはいっても、
好みを探り出す要素はこのように挙げられます。

同じ読み手に対して、複数の機会にわたり資料を提示するケースでは、
（多くの場合がこのパターンだと思われますが）はじめのうちの機会
を利用して、相手の好みの把握に努めましょう。

特に無反応のように見える場合、つまり、これといって良し悪しを
述べられない場合でも、よく観察していると、頭に入りやすいページ、
特に話題に上るページ、逆に、理解に時間がかかるページ、等など、
ヒントに事欠きません。

転用して使う資料もあり、すべてのページ、全ての表現を読み手の
好みだけに準拠して作成する必要はありません。
が、特に打ち合わせや取組において、鍵となる資料については、
じっくり作戦を練るのもアリかもしれませんね。

今週は少し短めですが、こんなところで。

それではまた来週お会いしましょう。

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一味違う！？コンサルタントの資料作成術　
第6回　「相手の好みに合わせる」

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