研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents
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一味違う！？コンサルタントの資料作成術
第10回 「部下として、上司としての資料作成」
ホワイトカラーの必携スキル！
パワーポイントやエクセルを用いたグッとくる資料作成の
技法をご紹介します。
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読者の皆さま
こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。
毎週のご愛読ありがとうございます。
「一味違う！？コンサルタントの資料作成術」と題して
お送りしてまいりました本シリーズ、いよいよ最終号を迎えました。
【資料作成にかかる時間自体に付加価値はない！】
こんなキャッチフレーズから始まり、各号で資料作成に関わる
担当者の皆様がお持ちであろう疑問/問題意識に焦点を当てて
進めてまいりました。
最終号の今回は最終的な資料の提供先である顧客（や社内の決裁者）
に至る手前で、上司としてまた部下として資料作成に臨む上で、
どのように部下（上司）と付き合っていくべきか、について、
考察してまいります。
現時点で部下も上司もなく、一人で資料を作成している読者の方も
いらっしゃるかとは思いますが、備えあれば憂いなし、
最後までお付き合いいただければ幸いです。
今週で最後になりますが、本メルマガの「読み方・使い方」
しつこいようですが確認してまいりましょう。
○すぐ使えそうなものは、使ってみる
○部分的に使えそうなものは、部分的に使ってみる
○すぐ使わなそうなものは、とりあえず理解するだけに留める
今週もよろしくお願いします。
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◆◆◆<部下として>守備範囲を広げる◆◆◆
「どうすれば資料を上手に書けるようになりますか？」
こういった質問を頂く機会が非常に多いように思います。
これまで触れてきた資料作成という業務は、決して簡単なものでは
なく、結果として多くの方が悩んでいる領域と言えるでしょう。
私自身、また周囲の知己も含めた範囲の話ですが、
「ある日、突然、資料がうまく書けるようになった！」
という人は皆無と言えます。
ゼロからいきなりイチになるものではなく、何らかの段階を踏んで
読み手に満足される資料を作成できるようになっていきます。
これらを踏まえて部下として、意識したいのは、いかに資料作成に
おける【守備範囲】を広げていくか、です。
最初は下書きを電子化することから始まり、修正（赤入れ）事項を
反映し、簡単な図解表現を覚え、メッセージラインを書くようになり、
冊子全体を作る力が身についていきます。
上司から与えられる個々の作業の中で、守備範囲を一段一段広げて
いく動きを意識することがひとつの鍵と言えるでしょう。
昔、指導いただいた上司から伝えられたキーワードをひとつご紹介
したいと思います。
「1ページ目の修正箇所と同じものが他のページにもあったら、
赤入れ（修正の指摘）がなくても考えて反映するようにしなさい。
それができていないと、資料全体に目を通さずに、ただ修正作業を
こなしているだけ、としか上司は見ないからね…」
◆◆◆<部下として>上司を徹底的に活用する◆◆◆
部下としてのもう1点。
資料作成における上司の持つ機能を理解し活用しながら
作業を進めることをお勧めします。
「上司はどのような機能を持っているか」を考えると、
次の5つと捉えることができるでしょう。
1．方向性を提示する機能
2．問題解決の機能
3．業務スペシャリストの機能
4．ネットワーキングの機能
5．承認の機能
*：詳しくはバックナンバー「上司をマネジメント」をご覧ください
http://www.change-jp.com/vision/mm/mm_5-5-2.html
部下として資料作成を進める中で、1を利用して<目的><対象>
<メッセージ>を固め、2や4を利用して既にある実績や事例を獲得し、
3を利用してノウハウを吸収し、5を利用してチェック/レビューを
受ける。
あくまでも上司の先にいる読み手のために資料を作成していることを
念頭に置きながら、資料作成のプロセスにおいて上司を徹底的に
活用することが部下としての資料作成術と言えるでしょう。
昔、ともにプロジェクトに関わったメンバの名言？をひとつ
ご紹介したいと思います。
「全く同じ内容の資料はどこにもないだろうけど、同じような資料
ならどこにでもあるはずだ、大人数で紙書きしているわけだから。
僕が知らないだけで、上司は知っているはずだから、聞かずに作業
を始めるのは考えにくいよね…」
◆◆◆<上司として>I（アイ）とO（オー）とをつなげて考える◆◆◆
Iすなわちインプットと、Oすなわちアウトプット、つながりのある
はずの2つの情報がなぜか資料作成になるとずれたまま走りだして
しまうことが多いように思えます。
上司として部下の作成した資料について、
「なんかイメージが違うんだよね」と思ってしまう瞬間、
是非、IとOのつながりを振り返ってみましょう。
誤解を恐れず例えると、
部下を【資料作成システム】と捉えた場合に、はたして適切な
インプットを与えた上で、システムを稼働させたか？
このポイントが地味なようで重要です。（経験則ですが…）
もちろん部下のスキル/経験に応じて匙加減をしながらには
なりますが、私自身やってしまいがちなのが…
「細かく言ったわけではないが、イメージは合っているだろう」
といった上司としての過信です。
上司の皆さん、いかがでしょうか？
特に非定型的な資料ほど、アウトプットイメージを事前に、
具体的に合わせる作業をさぼると上司自身の首を絞めてしまいますよね。
これまた、昔、指導いただいた上司から伝えられたキーワード
をひとつご紹介したいと思います。
私自身が部下を持つようになってから教わった話です。
「たとえば君が上司から指示を与えられた時に、多少曖昧な
部分があっても『まぁ作業しながら考えるか…』って思うよね。
指示しているときの【部下の傾聴】を完全に鵜呑みするのは、
上司としてリスクを抱え込むことに他ならないよ…」
◆◆◆<上司として>好みを押し付けない（あえて押しつける）◆◆◆
資料作成に長い時間を投じていればいるほど、「作成者のこだわり・
好み」を色濃く持つようになります。
第6号「相手の好みに合わせる」でも触れましたが、資料作成において
誰の好みに合わせるか？、答えは「読み手」です。
*：詳しくはバックナンバーをご覧ください
http://www.change-jp.com/vision/mm/mm_9-1-6.html
とはいえ、直接的に資料作成に携わっていると、だんだんと自らの
好みを投影してしまいたくなるのは、人情というものですね（苦笑）
私自身、自戒も込めてになりますが、
好みを過度に押し付けない、また、指示の中に含まれる
【好みを明示する】といったコツも持っておきたいものです。
「これは私自身の好みだが、○○として欲しい。
ただし、優先順位は○○」
といった会話を部下とすることで、部下の判断材料を与えることが
できるのではないでしょうか。
最後に、昔のプロジェクトメンバの言葉をひとつご紹介したいと
思います。
「当たり前だけど、頭の中身って見れないよね。
他人はもちろん、自分の頭も。絶対に「こう書きたい！」という
イメージがあるなら自分で書いた方がいいんだよ、どこまでいっても。
上司になるって、その感情とどう付き合うかなんだろうね…」
最終号は想いが溢れて（？）長くなってしまいましたが、
このあたりで当シリーズは幕引きとさせていただきたいと思います。
2か月半にわたるご愛読を賜りありがとうございました。
皆様の資料作成業務の一助となれば幸いです。
次週は1週お休みを頂いて、翌々週から新シリーズを開始いたします。
引き続きのご愛読をよろしくお願いいたします。
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一味違う！？コンサルタントの資料作成術
第10回 「部下として、上司としての資料作成」
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