番外コラム第2弾：議事録編『たかが議事録、されど議事録』 第6回　〜議事録担当者は、ファシリテーター？(2/2)

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 番外コラム第2弾：議事録編 『たかが議事録、されど議事録』 　第6回：議事録担当者は、ファシリテーター？(2/2) 　議事録は文書作成スキルの登竜門。書く方も、指導する方も 　春に新入社員が配属されてくる前に、もう一度見直しを！ ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんばんは。株式会社チェンジの石原です。 全5回の予定で番外編第2弾としてお贈りしてきました「議事録編」、 今号は6号目ということで、おまけです。 第5号では、議事録作成スキルの延長線上には、会議を効果的に運用 するファシリテーターとしてのスキルがある、というトピックを お贈りしました。 今号は引き続きこのテーマでお贈りしたいと思います。 議事録編は、これにて（本当に）最終回です。 それでは第6回の始まりです。 ※次回『議事録の書き方講座（個人向け・公開）』はこちら ************************************************************ 知識だけでなく、実際に議事録をその場で作成し、コーチ陣による 添削を受ける実践研修で、皆様の“カワル”をサポートします。 （満員御礼が続いておりますので、お早めにお申込みください。） ◆開催日：2008/3/1（土）10:00-18:30（渋谷にて開催）◆ 　詳しくはホームページまで 　http://www.change-jp.com/learning/giji_cam01.html ************************************************************ ◆◆◆ 前号の復習 ◆◆◆ 前号の流れを思い出しておきましょう。 議事録作成を極めていくと、会議の流れが手に取るように分かる ようになってきます。そこで、会議の流れを「読む」だけでなく 自ら流れを作ってしまう立場になって行きましょう、というのが 前号の主旨でした。 会議の流れを作り、生産的な会議運営を行うスキルを「ファシリ テーション」のスキルとしてご紹介しました。 ファシリテーションを行う人を「ファシリテーター」と呼びますが、 議事録担当者は、会議中の発言を通して、ファシリテーター的な 振舞いをすることができます。 議事録編の第1号から第4号で使った会話例を素材に、 「もし議事録担当者が積極的に発言をすると？」 という形で、会話例を再編集して違いをご覧頂いていました。 ※前号のバックナンバーはこちら http://www.change-jp.com/vision/mm/mm_5-3-5.html 前号で、会話例1と2の再編集をご覧頂いていますので、今号では 同じように会話例3と4の再編集で違いを見ていきましょう。 ◆◆◆ 会話例3（再掲・再編集） ◆◆◆ ※再編集前の会話例（バックナンバー）と対比させてお読み頂くと より分かりやすくお勧めです。 ⇒会話例3 掲載バックナンバー（2008.1.28 配信） http://www.change-jp.com/vision/mm/mm_5-3-3.html （とある企画案を承認してもらう会議。プレゼンで企画案説明後、 案を取りまとめたB課長と、責任者のC部長との会話・・） C部長：ご苦労さん。短時間でよくまとめてくれたと思うし、基本的 には悪くないと思うのだが、この企画だと、予算がだいぶ 当初想定より超過するようだが？ B課長：はい。これまでの検討の過程で、今回対象とする範囲が広がり ましたので、この点はやむを得ないと考えています。 C部長：そうか。とはいっても「じゃあどうぞ」ってわけにはいかない からな・・。この金額になると、私も上に話を通さなければ ならんし。 B課長：そうですね。是非宜しくお願いします。 C部長：うーん・・。やむを得んか・・。 議事担：内容的にOKであっても、役員陣の承認を頂くとなると、大分 時間掛かりそうですか？ C部長：そうだな、一筋縄にはいかんだろうな。 議事担：大体でもいいのでスケジュール感が分かると嬉しいのですが。 C部長：うーん、ちょっと調整してみないと分からんな。 あ、そうそう、そもそもその点はね、サービス開始時期を 前倒しできないかって、役員から突っ込まれててね。 それと併せての調整になるな。 ところで、前倒しは、無理？ B課長：対象範囲を今のままで想定すると難しいですね。一部分を先行 してサービス開始して、残りは後にする2段階方式を考えれば 可能性はなくもないですが・・。 C部長：そうか、それでも構わないので是非一度検討してくれ。 B課長：分かりました。では、2段階方式で前倒しする部分を修正した 案を、次回の会議でお持ちします。 C部長：宜しく頼む。ではこれで。ご苦労さん。 議事担：あ、役員承認の時期、調整状況が見えたら、ご連絡、宜しく お願いしますね。 C部長：分かったよ。 ★ 解説 ★ ・流れの中で、会議の目的である「企画案の承認」が、少なくとも 内容の面では成されていることを確認してしまっています。 ・加えて、時期を確認する名目で、C部長が役員承認に向けて調整を 進めることが明確になっています。 ・更に会議終了時の念押しによって、宿題事項としての認識が参加者 の間に確立されています。 ◆◆◆ 会話例4（再掲・再編集） ◆◆◆ ※再編集前の会話例（バックナンバー）と対比させてお読み頂くと より分かりやすくお勧めです。 ⇒会話例4 掲載バックナンバー（2008.2.4 配信） http://www.change-jp.com/vision/mm/mm_5-3-4.html （新しくできた法律への対応で、現行業務の整理・文書化が必要 になり、対応主管部署を決めようとしている打合せで・・） 参加者：法務部担当者、営業部担当者、経理部担当者の3人 法務：今回の法律対応は営業現場の事情をよく分かっている部署で ないと対応できないため、営業部での対応を求めたい。 が、一方で決算のプロセスと密接不可分なため、場合によって は経理部の方が適切かもしれない。両部の意見を聞きたい。 営業：営業現場はそんなことをしている程暇ではない。売上予算が 達成できなくてもいいのか？ 経理：経理だって暇というわけではない。決算月等は許容範囲 ぎりぎりまで残業しており、これ以上の負担は困難だ。 営業：そもそもこれは現場で作成する話なのか？ 法務で作れないのか？ 法務：現場の実態を表現する文書のため、法務では作成できない。 議事担：【心の声：これは部署間の押し付け合いの構図だな・・】 営業：仮に営業現場で作成するとしても、各担当に割り振って作成 することになり、記載内容がバラバラになってしまう。 それらを取りまとめて擦り合わせる役割を担うのに相応しい 担当が営業部にはいない。 法務：確かに、一旦ベースとなる叩き台を作成するアプローチが 必要かもしれないな。 議事担：【心の声：なるほど。作業の進め方の共有が必要だな】 営業：決算との関連を軸に整理すれば、一本共通のベースができる のではないか。 経理：そんなことをいわれても困る。 法務でベースを作ればいいのでは？ 法務：決算の実務を詳細に理解していないので難しいだろう。 議事担：作成担当の部署をどこにするかはともかく、一旦ベースの 叩き台を作るアプローチが、全体効率を考えると最適、 というのは間違いないですか？ 法務：まあ、それは間違いないだろうね。 議事担：ちなみに本件、期限と、掛かる手間の見積もりはどの程度 でしょうか？ 法務：今決算期中なので、猶予は1ヵ月半程度しかない。 ベースの叩き台を作るなら、1人で付きっ切りでやれたとして、 文書化に1週間、現場視点での検証で10人程度に2-3時間ずつ 付き合ってもらうくらいだろう。 議事担：法律対応なので、対応しないという選択肢はないですよね？ 法務：もちろんだ。 議事担：では、待ったなしということですね。 作業は大きく、叩き台作りと、現場視点での確認の2点と いうことになります。それぞれ一定の手間が掛かるので、 各部署で分担しませんか。どれをどの部署が担当するのが 最適でしょうか？ 営業：ベースがあれば、それに対する現場のズレをフィードバック することはできる。現場へのヒアリングの調整は私がやって も構わない。 法務：ベース部分は、やはり決算業務との関連があるので、経理に やってもらうのが効率的ではないか？ 経理：まあ、少なくとも営業でやるよりはそうかもしれんな・・。 議事担：では、現場視点での確認は営業部にて取りまとめることを 前提に、ベースは経理部にて作成頂くということで、宜しい ですね？ 営業：やむを得んな。まあ、各自協力してやるってことで、頑張り ましょうかね。 ★ 解説 ★ ・部署間の押し付け合いの構図と見るや、「どの部署が担当するか」 の議論から「全体最適な進め方」の議論を切り離して、まず一旦 合意を取り付けています。 ・どのくらいの手間が掛かるのか分からない疑心暗鬼な状態から、 期限と手間を確認して現実問題として対応可能かどうかの判断が できる状態を作っています。 ・更に、法律対応で「誰も対応しない」という選択肢は選択不可 であることを確認して、誰かがやらなければならない現実を直視 させています。 ・作業を2つの塊に分解し、それぞれの部署が双方に負担をする形で、 かつ「どちらが最適か？」と選択してもらう形で意思決定/合意形成 に巻き込んでいます。 ◆◆◆ まとめ ◆◆◆ いかがでしたでしょうか。 前号の会話例1から、今号の会話例4に至るまでで、徐々に議事録 担当者の"ファシリテーター"としての介入度合いは高まっていき ました。 ですので、今現在議事録作成を担当している皆様であれば、徐々に 会議の中で発言を増やしていくイメージを持つのにお役立て頂ける かと思います。 最後の会話例4では、だいぶ踏み込んだファシリテーターになって いたと思います。さすがにここまでファシリテーター然として流れに 介入するのは、立場が伴わないとなかなか難しいかもしれません。 しかしながら、会議の流れを作るのは、何も会議の主催者やいわゆる 偉い人だけではありません。立場に応じて、それこそ会話例1の ように、ちょっとした質問を挟むだけでも、議論の流れを作ることは できます。 複数の人間でチームを組んで仕事をしている限り絶対になくならない 会議や打合せの類ですので、参加者各自が工夫をして、できる限り 効率的かつ生産的に過ごしていきたいものですよね。 それではこの辺で、議事録編を終わりたいと思います。 6回にわたりお付き合い頂き、ありがとうございました。 ご質問、ご感想、ご意見等、お待ちしております！ ⇒ info@change-jp.comまでお願いします。 来週は1週お休みを頂き、3月3日（月）から新シリーズを お贈り致する予定です。お楽しみに！ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ♪『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、はじめました！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 　URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 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