番外コラム第2弾：議事録編『たかが議事録、されど議事録』 第3回　〜議事録担当者は、裁判官みたいなもの？

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 番外コラム第2弾：議事録編 『たかが議事録、されど議事録』 　第3回：議事録担当者は、裁判官みたいなもの？ 　議事録は文書作成スキルの登竜門。書く方も、指導する方も 　春に新入社員が配属されてくる前に、もう一度見直しを！ ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんばんは。株式会社チェンジの石原です。 年明け以降前号まで2回の配信が、委託先の配信システムの不具合で 17時にお届けできていない事態が発生しております。 ご不便をおかけして申し訳ございません。 各種修正を施しましたので、今号より平常に戻っていると よいのですが・・。 さて、番外編としてお送りしている『議事録』編ですが、皆様の お役に立てた場面はありましたでしょうか。もしございましたら 是非お気軽にご一報お寄せ下さい。楽しみにお待ちしております。 それでは議事録編、第3回の始まりです。 ※次回『議事録の書き方講座（個人向け・公開）』はこちら ************************************************************ 知識だけでなく、実際に議事録をその場で作成し、コーチ陣による 添削を受ける実践研修で、皆様の“カワル”をサポートします。 （満員御礼が続いておりますので、お早めにお申込みください。） ◆開催日：2008/3/1（土）10:00-18:30（渋谷にて開催）◆ 　詳しくはホームページまで 　http://www.change-jp.com/learning/giji_cam01.html ************************************************************ ◆◆◆ 逃がしてはいけない一言 ◆◆◆ 突然ですが、読者の皆様は「逆転裁判」というゲームをご存知で しょうか。 弁護士の主人公を操り、法廷に立つ証人の証言に対して、手持ちの 証拠と矛盾のある発言を逃さずに異議を唱えて真実を明らかにする、 という趣旨のゲームです。 チェンジのメンバーから紹介されてちょっとやってみたのですが、 これがなかなか面白く、つい先へ先へ進めてしまいました。 ※インターネット上で体験版をご覧になることができます。 http://www3.capcom.co.jp/ds_saiban/ このゲームをうまく進めるには、まず手持ちの証拠品をしっかり 事前に確認して頭に入れておきます。そして証人の証言を注意深く 聞く（ゲームなので「読む」ことで代替されますが）ことにより、 矛盾のある点を聞き逃さないようにして、適切なタイミングで 異議を唱えるのです。 実は、このようにしてゲームを進めていく中で、ふと 「この感じ、大事な会議で議事録を取っているときに似ているな」 という感覚を覚えたのです。 事前に会議で話し合われる議題や決めたい内容を把握しておらず、 会議中の大事な発言を聞き逃してしまう。私自身、かけ出しの頃は そんな失敗をよくしました。 会議では、議事録担当者が逃がしてはいけない発言があります。 それをきちんと聞き逃がさずにメモし、議事録に記載していくには、 事前に会議で話し合われる内容や落としどころを見極めておくことが 重要になります。 ◆◆◆ 会議の目的が達成される発言を逃がさない ◆◆◆ 会議の中で「逃がしてはいけない発言」とは何でしょうか。 偉い人の発言？ 採択を取った結果？ 誰かがうっかりこぼした本音？ いずれも正解になり得ると思います。 議事録を書く目的は、会議で話し合った成果を記録・共有すること ですので、議事録で逃がしてはいけない発言は、会議の目的に照らし 合わせると、自ずと明らかになります。 では、会議の目的とは何でしょう？ 会議には、議題が必要です。「何について話し合うのか」ですね。 議題は会議によって一つのこともあれば、複数のこともあります。 会議の目的は、議題毎にあると考えると、分かりやすくなります。 議題1ではこれを決め、議題2ではこれを共有し、といった具合です。 議題1について、あれやこれやと話し、時には脱線しながらも、最終 的に決めたかったことが決まった瞬間。この瞬間に、 「あ、これで決まったな」 と会議参加者皆が思った一言、これを議事録担当者は記録しなければ なりません。 ゆえに、議事録担当者は事前に会議の目的をしっかり認識し、会議中 常に意識し続けて参加することが求められます。 各議題に対し、 「この議題は多分こっちで決まるだろうな」 「この議題は今日は決まらないかもな」 「今議論がちょっとずれた方向にいっているな」 「あ、話が元に戻ってきたな」 「お、そろそろ決まりそうだな。最後は部長の発言かな」 こんなことを考えながら、各議題の落としどころを想定しつつ、議論の 推移を見守ります。これくらい議論の流れが読めていれば、重要な発言 を議事録から漏らすことはまずないでしょう。 ◆◆◆ 会話例3 ◆◆◆ （とある企画案を承認してもらう会議。プレゼンで企画案説明後、 案を取りまとめたB課長と、責任者のC部長との会話・・） C部長：ご苦労さん。短時間でよくまとめてくれたと思うし、基本的 には悪くないと思うのだが、この企画だと、予算がだいぶ 当初想定より超過するようだが？ B課長：はい。これまでの検討の過程で、今回対象とする範囲が広がり ましたので、この点はやむを得ないと考えています。 C部長：そうか。とはいっても「じゃあどうぞ」ってわけにはいかない からな・・。この金額になると、私も上に話を通さなければ ならんし。 B課長：そうですね。是非宜しくお願いします。 C部長：うーん・・。やむを得んか・・。 B課長：ところで、サービスの開始時期については、こちらの企画案 通り来年の4月からということでよろしいでしょうか？ C部長：あー、そうそう、その点はね、役員から前倒しできないかって 突っ込まれててね。無理？ B課長：対象範囲を今のままで想定すると難しいですね。一部分を先行 してサービス開始して、残りは後にする2段階方式を考えれば 可能性はなくもないですが・・。 C部長：そうか、それでも構わないので是非一度検討してくれ。 B課長：分かりました。では、2段階方式で前倒しする部分を修正した 案を、次回の会議でお持ちします。 C部長：宜しく頼む。ではこれで。ご苦労さん。 ｜▽議事録に書くと（悪い例）▽ ｜ ｜C部長：悪くはないが、予算を超過している。 ｜B課長：予算超過については、当初より対象範囲が拡大していること ｜ からやむを得ないと考える。 ｜C部長：この額だと役員の決裁が必要になる。 ｜ ｜C部長：役員より、サービス開始の前倒しを打診されている。 ｜B課長：2段階方式による前倒しを追加検討し、次回会議に修正案を ｜ 提示する。 ｜ ｜ ｜☆残念なポイント！ ｜ ｜・懸念点や修正ポイントに焦点が当たりすぎていて、会議の当初目的 ｜ である、企画案が承認されたのか否かが書かれていない。 ｜・C部長が役員決裁を取り付けることに（渋々ながら）合意したこと ｜ について記録されていない。 ｜▼議事録に書くと（良い例）▼ ｜ ｜C部長：企画案は、基本的な方向性を了承。 ｜ ｜B課長：予算超過については、当初より対象範囲が拡大していること ｜ からやむを得ないと考える。部長から役員の決裁を得て頂き ｜ たい。 ｜C部長：了解した。 ｜ ｜C部長：役員より、サービス開始の前倒しを打診されている。 ｜B課長：2段階方式による前倒しを追加検討し、次回会議に修正案を ｜ 提示する。 ｜ ｜ ｜★工夫しているポイント! ｜ ｜・企画案の基本的な方向性に了承を得られた点を明示している。 ｜・C部長が役員決裁を取り付けることに（渋々ながら）合意したこと ｜ について記録している。 ◆◆◆ 議事録担当者は、裁判官みたいなもの？ ◆◆◆ このように、議事録では会議/議題の目的に沿った結論が書かれないと、 曖昧な議論の推移を曖昧に記録しただけになってしまい、読む人に よって解釈の異なる、価値の高くない議事録になってしまいます。 上記の会話例は若干極端な例としても、議題毎に 「この議題は、話し合った後、結局どうなっていたいんだっけ？」 というのを意識しているのといないのでは、大きく書き方が異なります。 決めたかったはずのことが決められたのかどうか。 共有したかったことを正しく理解してもらえたのかどうか。 見極めたかったはずのことが見極められたのかどうか。 その場の議論の雰囲気に流されず、目的に照らして、結論が出たのか、 得たい成果を得られたのか否かを注視していきましょう。 十分に議論が尽くされ、一定の合意形成がなされたら、迷わずはっきり と結論を文字として記載しましょう。 そのときの気分は、さながら議論の形勢に惑わされずに、重要な発言を 捉えて真実を導き出す裁判官のよう、と言ってはさすがに言いすぎで しょうか。まあ、さすがに判決を下すわけではないので、ちょっと ニュアンスは異なりますね・・。 なお、「議題毎の目的」への着目が重要と書きましたが、この「議題」 というもの自体がクセモノでして、目的のはっきり分からない議題設定 が世の中の会議では横行しています。 この辺りの会議運営自体の話とのつながりについても、可能であれば 後の号で触れていきたいと考えています。 それでは、また来週！ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ♪『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、はじめました！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 　URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 番外コラム第2弾：議事録編 『たかが議事録、されど議事録』<第3回> 登録・解除・配信先の変更はこちら >> http://www.change-jp.com/regist_mailmag.html バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：石原） 150-0002 東京都渋谷区渋谷2-11-13 松田渋谷ビルディング3F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. 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