番外コラム第2弾：議事録編『たかが議事録、されど議事録』 第2回　〜議事録担当者は、映画監督みたいなもの？

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 番外コラム第2弾：議事録編 『たかが議事録、されど議事録』 　第2回：議事録担当者は、映画監督みたいなもの？ 　議事録は文書作成スキルの登竜門。書く方も、指導する方も 　春に新入社員が配属されてくる前に、もう一度見直しを！ ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんばんは。株式会社チェンジの石原です。 年始のご挨拶や新年会も一通り終えて、ようやく平常業務らしく なってきた頃、といったところでしょうか。 年明けからは、番外編第2弾として『議事録』をテーマにお贈り しております。 先週の第1回では、議事録担当者はまるで通訳のように、会議の 内容を「意訳」して、後から読んでも意味の通じやすい表現に 直してしまいましょう、というお話をして参りました。 このシリーズを連載している間にも議事録を書いたり、部下や後輩の 議事録を指導する機会のある方は、是非即実践してみて下さいね。 それでは議事録編、第2回の始まりです。 ※次回『議事録の書き方講座（個人向け・公開）』はこちら ************************************************************ 知識だけでなく、実際に議事録をその場で作成し、コーチ陣による 添削を受ける実践研修で、皆様の“カワル”をサポートします。 （満員御礼が続いておりますので、お早めにお申込みください。） ◆開催日：2008/3/1（土）10:00-18:30（渋谷にて開催）◆ 　詳しくはホームページまで 　http://www.change-jp.com/learning/giji_cam01.html ************************************************************ ◆◆◆ 会議は踊る？ ◆◆◆ 『・・あれっ？ この話、前にも出てきたな。 さっきので決まりじゃなかったのかな・・？』 会議に参加し、議事録担当者としてメモを取っていると、こんな 悩ましい状況に直面することはないでしょうか。 会議では、様々な人が「自分が思いついたタイミングで」発言 するため、話があっちへ行ったりこっちへ行ったりします。 「起承転結」や「導入・本論・まとめ」といった流れですっきりと 結論に至ることは、まずありません。 3番目の議題の話をしていたら、1番目の議題の話を蒸し返す人が いたり、2番目の議題の話をしているのに、3番目の議題の話を 早々に持ち出してしまう人がいたりするのは、日常茶飯事です。 ◆◆◆ 議事録を分かりにくくする要素：議題からの逸脱 ◆◆◆ 会議は本来、ものを決めたり、情報共有のために説明をして合意を 取り付けたり、といったことをする場です。 その会議に臨む際に、予めきちんと議題が設定されていれば、本来 議事録は、議題に沿って決定事項や合意事項が整理されるものです。 もちろん、決定/合意に至るまでの議論の経緯をどの程度残すかは 議事録のスタイルによって異なりますが。 しかし会議では、上述の通り、きちんと議題に沿って話が進められる とは限りませんし、話してみたら議題の設定が適切ではなかった、 ということや、ひどい場合には議題が設定すらされていない、という 状況も稀ではありません。 そんな中で、議事録担当者は、議題から逸れた議論をそのまま記録 していては、後から読んだ人、特に会議不参加者が読んだ場合には 全くもって難解な、理解するまでに時間のかかる議事録になって しまいます。 先週お伝えした通り、議事録は 『正しく』⇒読む人によって解釈が異ならないように 『分かりやすく』⇒速く（短い時間で）読めるように という状態が望ましいと言えるので、これでは価値の高い議事録とは 言えません。 そうならないためにも、会議での発言順にとらわれずに、意味の似た 話題をまとめて整理するようにしましょう。そのためには、改めて 議題に注目することが有効です。 ◆◆◆ 会話例2 ◆◆◆ （・・あるプロジェクトの月次進捗報告会議において、プロジェクト の最終責任者であるC部長と、現場責任者のB課長の会話・・） 議題 １．進捗報告 ２．課題共有・対応策協議 ３．新メンバー加入について B課長：それでは今月の進捗を報告します。 今月はメンバーの頑張りにより先月までの遅れをだいぶ 取り戻しています。 C部長：今月はかなり頑張っていたものな。みんな大丈夫か？ B課長：はい。一部メンバーに体調不良を訴える者が出てきています ので、交代で早め早めに休暇を取ってリフレッシュするよう に言っています。来月から新メンバーも加わるので、多少は 余裕が出てくると思います。 C部長：そうだな。あ、そういえば先方の鈴木課長が、新メンバーの プロフィールを送って欲しいと言っていたぞ。お客さん先に お邪魔する際の臨時入館証を発行してくれるそうだ。 B課長：あ、そうですね。その辺の手続き周り、一式やっとかないと いけませんね。 C部長：そうそう。社内的にも、社内便の配送先変更とか、PCの 持ち出し許可とか、いろいろやっとかないといかんからな。 B課長：そうですね。あとはどんなのがありましたっけ？ C部長：そうだな・・。うーん、ちょっとすぐには思いつかんな。 総務の武田さんにでも聞いてみてよ。 B課長：わかりました。確認しておきます。 C部長：ところで、進捗の遅れはあとどれくらいなんだ？ B課長：あ、はいはい。えーっと、全体計画に対して1週間分の遅れ くらいまで取り戻していますね。来月のお客様への中間報告 までにはキャッチアップできると思います。 C部長：そうか、そいつぁよかった。この後もしっかり頼むぞ。 ・・・ ｜▽議事録に書くと（悪い例）▽ ｜ ｜◆議題１．【進捗報告】 ｜ ｜B課長：1月の進捗は順調。12月までの遅れをかなり取り返している。 ｜ 但し一部メンバーに体調不良者が出ているため、新メンバー ｜ 加入で余裕ができたら休暇を取るよう指示している。 ｜ ｜C部長：新メンバーについては、入館証発行で使うため、お客様の ｜ 鈴木課長にメンバーのプロフィールを送付してほしい。 ｜ また、併せてその他の必要な手続きを進めてほしい。 ｜ ｜B課長：総務部の武田主任に必要手続きを確認して手配する。 ｜ ｜B課長：進捗の遅れはあと1週間分程度。2月中に挽回可能であり、 ｜ 2月28日の顧客への中間報告時には全体計画に追いつく予定。 ｜ ｜C部長：了解した。 ｜ ｜ ｜☆残念なポイント！ ｜ ｜・進捗の話と新メンバーの手続きの話が混じっている。 ｜・議題３で他にも新メンバーに関する内容が議論されるはずであり、 ｜ 別の箇所に関連テーマが出てきて、読む人に分かりづらい。 ｜・一旦ずれた新メンバーの話題から、元の進捗の話題に戻る流れが ｜ 読み手にはつながっているように見えず混乱が大きい。 ｜▼議事録に書くと（良い例）▼ ｜ ｜◆議題１．【進捗報告】 ｜ ｜B課長：1月の進捗は順調。遅れを大きく挽回し、あと1週間分程度 ｜ なっている。2月中に全て挽回可能であり、2月28日の ｜ 顧客への中間報告時には全体計画に追いつく予定。 ｜ ｜C部長：了解した。 ｜ ｜B課長：なお一部メンバーに体調不良者が出ているため、新メンバー ｜ 加入で余裕ができたら休暇を取るよう指示している。 ｜ ｜ ｜◆議題２．【課題共有・対応策協議】 ｜ ｜（省略） ｜ ｜ ｜◆議題３．【新メンバー加入について】 ｜ ｜（その他の新メンバー関連の話題と併せて） ｜ ｜C部長：入館証発行で用いるため、お客様の鈴木課長にメンバーの ｜ プロフィールを送付してほしい。また、併せてその他の ｜ 必要な手続きを進めてほしい。 ｜ ｜B課長：総務部の武田主任に必要手続きを確認して手配する。 ｜ ｜ ｜★工夫しているポイント! ｜ ｜・新メンバーの入館証の話を議題３のカテゴリに移している。 ｜・これにより「進捗⇒プロフィール送付⇒進捗」という話題の ｜ 行ったり来たりがなくなり、読み手の混乱が少なくなる。 ｜・更に議題１の中でも、意味の似た話をまとめる工夫をして、 ｜ 「進捗⇒体調不良⇒進捗」という流れを「進捗⇒体調不良」 ｜ で完結するようにしている。 ◆◆◆ 議事録担当者は、映画監督みたいなもの？ ◆◆◆ このような具合で、議事録担当者は発言の順序をある程度入替えて より意味の通じやすい議論の流れを作ります。時間の流れより、 話の流れを優先するということです。 （発言を敢えて一言一句残す「逐語録」は除く） その際に意識すべきは「意味の近い話をまとめる」という視点です。 この視点を考える際に、最も有効で効率的なのは、まず当初設定の 議題に沿って並べ直してみる、というやり方です。 もちろん、当初設定の議題だけを当てにするとうまくいかない場合も ありますので、その場合は事後的に議題自体を再整理します。 【話を並べ替える手順】 ・議題から逸脱した話を、本来の議題の箇所に移す。 ・どの議題にも収まらない話があれば、事後的に議題を作る。 （大きな話題がなければ「その他」でも可） ・1つの議題の中身が多くなりすぎたら、中分類を作って分ける。 これで、会議不参加者が読んでもすっきり分かりやすい議事録が 出来上がります。 会議後に議事録を編集する場面では、議論を経てモノが決まったり 合意されたりするまでのストーリーを考え、あたかも映画監督や テレビ番組の編集者のように、会議の場面を切り貼りしてつなぎ 合わせて、最も趣旨（決定事項と経緯）が伝わりやすい構成を 作りましょう。 それでは、また来週！ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ♪『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、はじめました！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 　URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 番外コラム第2弾：議事録編 『たかが議事録、されど議事録』<第2回> 登録・解除・配信先の変更はこちら >> https://change-jp.com/regist_mailmag.html バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：石原） 150-0002 東京都渋谷区渋谷2-11-13 松田渋谷ビルディング3F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. 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