番外コラム第2弾：議事録編『たかが議事録、されど議事録』 第1回　〜議事録担当者は、通訳みたいなもの？

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 番外コラム第2弾：議事録編 『たかが議事録、されど議事録』 　第1回：議事録担当者は、通訳みたいなもの？ 　議事録は文書作成スキルの登竜門。書く方も、指導する方も 　春に新入社員が配属されてくる前に、もう一度見直しを！ ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま 明けましておめでとうございます。 と申し上げるには少し日が経ちましたが、年が明けていかが お過ごしでしょうか。株式会社チェンジの石原です。 2008年に突入して最初のチェンジメルマガの御題は、またもや 番外編として『議事録』でお贈りすることになりました。 以前よりご好評頂いているチェンジの議事録研修ですが、今日から 5週（予定）にわたってその一部エッセンス＋αをこのメルマガで ご紹介していきたいと思います。 特に後半は、単なる書き方以上の話を展開する予定ですので どうぞお楽しみに。 ※次回『議事録の書き方講座（個人向け・公開）』はこちら ************************************************************ 知識だけでなく、実際に議事録をその場で作成し、コーチ陣による 添削を受ける実践研修で、皆様の“カワル”をサポートします。 （満員御礼が続いておりますので、お早めにお申込みください。） ◆開催日：2008/3/1（土）10:00-18:30（渋谷にて開催）◆ 　詳しくはホームページまで 　http://www.change-jp.com/learning/giji_cam01.html ************************************************************ 昨年末までの部下育成コラムをご覧になって、 「部下にまず身につけさせるべきは、しっかりした議事録だ！」 とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。 一方、07年に新社会人になられて、議事録作成に奮闘しながらも 「後輩が入ってきたら自分が議事録を指導しなくては！」 と、内心戦々恐々としていらっしゃる方もいるかもしれませんね。 08年の新入社員を現場に迎え入れるのはまだしばらく先かも しれませんが、議事録は文書作成のスキルにおいても、また 会議の内容についていって参加者として価値を出せるようになる にも、その第一歩としてしっかり身に着けたい/させたいスキル の1つです。 それでは、番外コラム『議事録編』、スタートです。 ◆◆◆ 冷静に思い返すと、意味不明な発言？ ◆◆◆ 『では、この件はどっちかというとそっちの方向で頼む。 以上で会議を終わる。ご苦労さん。』 会議を仕切る部長のこんな発言で皆が解散してしまったら、議事録 作成担当者のあなたはどのように記すでしょうか。 『決定事項：この件はそっちの方向で進める』 まさかそのままこの通りに文字に落とすことはしないでしょう。 会議に出ていない人が、仮にこの一文だけを読んだら、何のことか さっぱり分かりません。でも往々にして会議中は、話し言葉として こんな会話が飛び交います。 ◆◆◆ 議事録の難しさ：話し言葉と書き言葉 ◆◆◆ 議事録の難しさの1つは、会話の中では通じていることも、文字に 落とすと通じなくなってしまうことをきちんと伝える、ということ。 話し言葉では、前後の文脈があれば分かることをどんどん省略します。 しかしこれを一旦そのままで文字に落とすと、省略された状態では 意味の通じないものがたくさんあります。 議事録は全ての発言を漏れなく文字にするわけではないため(※)、 前後の文脈がなくても分かるように加工する必要があります。 もちろん、加工の程度や略し方等は、所属する組織や部署によって スタイルが異なります。私もおよそたくさんのスタイルの議事録を 見てきましたが、実に千差万別です。 しかしそんな中でも、やはりそのまま文字にして意味の通じない ものや分かりにくいものを、敢えてそのままにするスタイルは 極めて稀だと思います。程度の差はあれ、加工は必要になります。 ※「逐語録」と呼ばれる、敢えて一言一句そのまま残す形は例外 ◆◆◆ 文書は「正しく」「分かりやすく」 ◆◆◆ チェンジの文書作成関連研修では必ずお伝えすることですが、 ビジネスの文書は「正しく」「分かりやすく」の要素が重要です。 これを議事録の観点で言うと、 『正しく』 ⇒読む人によって解釈が異ならないように 『分かりやすく』 ⇒速く（短い時間で）読めるように ということになります。 この目的を達成するために、話し言葉をそのまま文字に落とすの ではなく、言葉を補ったり削ったりするわけです。 発言をそのまま残しても、意味が通じないのでは価値が半減どころ か、ほとんど失われてしまいます。 ◆◆◆ 会話例1 ◆◆◆ （プロジェクターで映写したプレゼン後の議論にて） B課長：さっきのさ、赤い矢印が左側に書いてあるページ。 そうそう。そこの左下のさ、これ、元ネタ何？ A担当：それはですね、経済産業省の○○白書での調査を引用して まして・・。いいネタだと思うんですけど、駄目ですか？ B課長：なるほどね。じゃ、そこんところ、もう少しちゃんと書いて おいてよ。 A担当：わかりました。 ｜▽議事録に書くと（悪い例）▽ ｜ ｜B課長：赤い矢印のページ中のグラフの出典は何か。 ｜A担当：経済産業省の○○白書であり、信用できる情報である。 ｜B課長：その点につき、もう少しきちんと書いてほしい。 ｜A担当：了解した。 ｜ ｜☆残念なポイント！ ｜ ｜・後で読んだとき「赤い矢印のページ」を探すのが大変。 ｜・資料が白黒印刷だったり、赤い矢印が他のページにもあったら ｜ 読む人によっては違うページを見てしまうかも。 ｜ 会議に参加していない人が読んだらなおさら。 ｜・「もう少しきちんと書く」とは、具体的に何をすることなのか、 ｜ 人によって解釈がずれてしまう。 ｜▼議事録に書くと（良い例）▼ ｜ ｜B課長：資料8ページ中の普及率推移のグラフの出典は何か。 ｜A担当：経済産業省の○○白書であり、信用できる情報である。 ｜ 出典を資料に明記する。 ｜ ｜★工夫しているポイント! ｜ ｜・資料のどの箇所について議論しているか、後で読んで分かる ｜ ように補って記述している ｜・「ちゃんと書く」を読み手によって理解がずれない具体的な ｜ アクションとして記述している ｜ （本当に「出典を記載する」というアクションで大丈夫か不安 ｜ があれば、会議参加者に確認しましょう！） ◆◆◆ 議事録担当者は、通訳みたいなもの ◆◆◆ 話は変わりますが、皆さんは外国語の通訳において、原語と訳語を 対比させてみたことはあるでしょうか。洋画の音声と字幕の対比 でも同じです。 一言一句、辞書で調べて出てくる意味に置き換えていくのとは、 大分異なる訳になっていることに気づくと思います。 発言者が元々意図している内容（セリフ）が、より正しく分かり やすく聞き手や読み手に通じるように、意味を解釈して言葉の 置き換えをしていますよね。 議事録もこれと同じと考えれば、どのような内容を補い、削って いくべきかは自ずと明らかになってくるでしょう。 分かりにくい/解釈が分かれる可能性のある発言でも敢えて意図的に そのままの表現を残したい理由がある場合以外は、積極的に「意訳」 を行って、読む人に「誤解なく」「スピーディに」伝わる議事録を 心がけましょう。 それでは、また来週！ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ♪『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、はじめました！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 　URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 番外コラム第2弾：議事録編 『たかが議事録、されど議事録』<第1回> 登録・解除・配信先の変更はこちら >> http://www.change-jp.com/regist_mailmag.html バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：石原） 150-0002 東京都渋谷区渋谷2-11-13 松田渋谷ビルディング3F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2008