番外コラム編『作業の観点に着目した部下育成の勘所』 第5回：実践編<2>　〜観察と振り返りにより部下を育てるために

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 番外コラム編 『作業の観点に着目した部下育成の勘所』 　第5回：実践編<2>　〜観察と振り返りにより部下を育てるために 　部下育成は、上司の地道な努力から。 　実践性を重視したチェンジの考える部下育成手法コラム ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。 今年もとうとう12月に入りました。12月はなにかとイベントも多く、 2007年のラストスパート感も漂ってきましたが、皆様、体とお財布 の疲れにはお気をつけくださいませ。 さて、当コラム『作業の観点に着目した部下育成の勘所』も、 今回で5回目となりました。今週は部下育成における「観察と 振り返り」に焦点をあてて進めてまいります。 作業指示をした後、部下が担当する仕事の様子をモニタリングし、 結果に対してレビューを行うまでが対象範囲です。 特にレビューを通した部下とのコミュニケーションや、そもそもの 狙いである仕事の品質向上についてはお悩みの方も多くいらっしゃ るのではないでしょうか？ 毎回の昔話で恐縮ですが、私自身がはじめて上司となった際に、 最も悩んだのは、やはりレビューの進め方でした。 部下がイメージと異なる資料を作成した際に、また運営を任せた 会議が想定外の方向に進んだ際に、「なぜ、うまくできない のかが分からない！」とイライラしていました。 そしてそのまま怒りを部下にぶつけた結果、スキルアップどころか 萎縮する一方になってしまったこともありました。 作業の様子を観察して次につながるレビューを行うことが上司の 役割ですが、「なぜうまくいかないのか？」を今週も考えていき たいと思います。 ************************************************************ *****！御礼！：12/1(土)開催『議事録の書き方講座』完了******* ************************************************************ 一昨日、弊社主催の「議事録の書き方講座」が開催されました。 ご受講いただいた皆様、ありがとうございました。 次回実施予定が決まり次第、ホームページにて掲載いたします。 お楽しみに！ 　http://www.change-jp.com/learning/giji_cam01.html ************************************************************ ◆◆◆指示が終わったら何をする？◆◆◆ 作業指示が終わった後の上司は何をすべきでしょうか？ 指示を通して作業の担当者が自分から部下に移ったわけですから、 上司は上司自身の仕事を片付ければよいとの声も挙がりそうです。 もちろん付きっ切りで見ている必要はないのですが、必要な範囲で のモニタリング（観察）をお勧めします。 上司の皆さんは作業指示を行った段階で自分の頭の中に 納期とその時点での成果に対してイメージがあるかと思います。 一方で、実際に部下が担当した仕事の結果がその通りになるかと いうとそんなことはなく、後でびっくり！といったこともあり得ます。 シンプルに考えると途中途中でのモニタリングを怠らなければ 後で驚く割合は減ってくるでしょう。手取り足取りではなく、 次に挙げるタイミングを『要所』と見なしてピンポイントでの コミュニケーションをはかりましょう。 　 　【モニタリングの要所】 　　・不明事項が発生する箇所 　　・意思決定や調整が必要な箇所 　　・作業中、最も時間を要する箇所 前回号でご紹介した「リスク箇所を提示する」とも相通じるもの ですね。指示の段階からモニタリングの箇所を意図的に埋め込んで おくことも効率化のポイントです。 私自身は部下が作業上のどのポイントで悩んでいるかを理解する ために、下書きのメモを確認したり、また作成中の画面を覗いたり して回るのですが、あまりやりすぎると「うろうろし過ぎ」 「暇なら自分でやって！」と思われがちなので皆様もご注意を・・。 ◆◆◆モニタリングとレビューを連動させる◆◆◆ モニタリングを行うことは上司にとっては負荷になります。 自身の業務＋αの作業ですのでついついモノがあがってくるまで ほったらかしにしがちです。 とはいえ納期ぎりぎりになって大慌てをするよりもこまめに コミュニケーションを行う方が、リスク回避の観点では正しい 気もします。 もう一点、モニタリングによる効能として、作業プロセスに関する 振り返り/レビューを行う土俵を作れる点が挙げられます。 自分のイメージと異なる成果が出てきた際に、なぜそうなった のか？を知る方法には大きく2通りあります。 ひとつは作業者本人（部下）に聞く方法であり、もうひとつが 指示者（上司）が途中経過を理解しておく方法です。 前者の場合、どこまでも部下の目線を中心とした会話になり、 本当のところ（イメージがずれた原因）を特定することは困難に なりがちです。 結果、成果のチェック/改善を行うことはできても、次回もまた 同じところで引っかかってしまうリスクは残ります。 これでは部下の成長の観点ではもったいなさがありますね。 「やってみせ・・」で言うと、「させてみせる」がモニタリングに あたります。ただやらせるだけではなく、その様子から次回の ポイント（時間を短く出来るところや品質を高められるところ）を 見つけてあげましょう。 ◆◆◆成果のレビューで気をつけることは？◆◆◆ 例えば会議の議事録を部下が作成したとしましょう。上司である 皆さんは内容のチェックをした上でお客様や社内に展開することが 求められます。 自分で書くことはできるけど、レビューは苦手、と仰る方も多いよう ですが、レビューする際の心がけを考えていきましょう。 心がけ<1>　直しすぎない 　レビューというと赤ペンを握り締めてまっかっかに染め上げる 　イメージを持ちがちですが、直しすぎないことを意識しましょう。 　赤ペンでコメントした箇所を修正する際、部下は思考停止に陥る 　危険性があります。 　「書かれた通りに直して終わったら出来上がり」では、次回、 　また同じミスをする可能性があります。 　考え方やミスの一部を指摘し「同様の箇所を自分でもう一度 　見直してから再提出してね」と伝えることで、部下の考える 　姿勢を継続させましょう。 　 心がけ<2>　元ネタを大事にする 　部下が作成した資料等を全面的に大改訂するのではなく、 　なるべく多くを残した形で修正するよう心がけましょう 　完全なやり直しになるのは途中のコミュニケーション不足が起因 　するため、止むを得ない場合もありますが、あくまで作成主体は 　部下であり、上司は補助をしているスタイルに徹することが、 　部下が自分の力で仕事を仕上げる上で鍵になります。　 心がけ<3>　誰の好みかをはっきりする　 　資料であれば正しさや分かりやすさの観点でレビューをしますが、 　部下から見て「なぜこの部分を直さねばらないのか？」が疑問に 　感じられる部分を出来る限り少なくすることが重要です。 　疑問を持ちやすいものの代表格が「好み」の議論です。 　正しく表記されているものに、上司の好みによる表現変更を 　強いてしまうと部下は理由に納得がいかないケースが生まれます。 　読み手（決裁者やお客様など）の好みにそって修正点を提示し、 　自分の好みの部分はその旨をはっきり伝えることで部下の視界を 　クリアに保ちましょう。 ここに挙げた3つは私自身が気をつけているポイントです。 レビューに関しては皆様、さまざまなご意見があろうかと思います。 是非、ご意見をお寄せいただければと思います。 ◆◆◆来週のコラム◆◆◆ 今週号まで5回に渡って部下育成手法を、育成の流れにそって考えて きました。来週以降は、1ヶ月に渡った当コラムの総集編（ポイント の確認）に移りたいと思います。 それでは来週またお会いしましょう。 ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ♪『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、はじめました！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 　URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 『作業の観点に着目した部下育成の勘所』<第5回> 登録・解除・配信先の変更はこちら >> http://www.change-jp.com/regist_mailmag.html バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：伊藤） 150-0002 東京都渋谷区渋谷2-11-13 松田渋谷ビルディング3F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2007