番外コラム編『作業の観点に着目した部下育成の勘所』 第4回：実践編<1>　〜指示を通して部下が理解を深めるために

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 番外コラム編 『作業の観点に着目した部下育成の勘所』 　第4回：実践編<1>　〜指示を通して部下が理解を深めるために 　部下育成は、上司の地道な努力から。 　実践性を重視したチェンジの考える部下育成手法コラム ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。 今週からテーマを部下育成の実践編へと移してまいります。 先週まで考えてきた準備編が無事終わったら、次は日々の仕事の 中での部下とのコミュニケーションを通した育成がはじまります。 特に新入社員/若手社員の上司の皆さんは、現場でのコミュニケー ションを通した育成が肝となることを日頃から感じていらっしゃる かと思います。 私が新入社員の時に先輩社員から「最初の上司によって、部下の 仕事の進め方やキャリアは大きく左右される」と聞かされたことが あります。 その後、多くの後輩と仕事を共にしてきましたが、まさにその通り と感じられることが多々ありました。特に自分が上司になってから 部下指導の際に最初の上司の影響を受けていることを実感しました。 ちなみに私自身の最初の上司はスパルタ肌な方で厳しく育ててい ただきました。結果、私も2〜3年目の頃に部下に大変怖がられた （？）記憶があります。（上司の影響というより私自身の オリジナルなものかもしれませんが・・・） 皆さんも同じような経験がありませんか？ また尊敬する上司との出会いが仕事へのスタンスだけでなく、 その後のキャリアにも影響を与え、気付くと上司と同じ道を歩いて いたといったこともありますね。 今年の新入社員の皆さんの中にも来年春からは先輩として後輩を導く 役割を持つ方もいらっしゃるでしょう。是非、後輩から憧れられる 先輩になってくださいね。 今週は、上下間の仕事上のコミュニケーションの起点となる 作業指示に着目をして進めていきたいと思います。 ************************************************************ *****好評受付中！：12/1(土)開催『議事録の書き方講座』******* ************************************************************ 知識だけでなく、実際に議事録をその場で作成し、コーチ陣による 添削を受ける実践研修で、皆様の”カワル”をサポートします。 （満員御礼が続いておりますので、お早めにお申込みください。） ◆開催日：2007/12/1（土）10:00-18:30（渋谷にて開催）◆ 　詳しくはホームページまで 　http://www.change-jp.com/learning/giji_cam01.html ************************************************************ ◆◆◆損して得とる作業指示◆◆◆ 部下に対して「なぜ思ったとおりに成果が出ないんだろうか？」と 感じてしまう瞬間はありませんか？上司としてチーム/部下を預かる 以上、やはり避けられない心境かと思います。 一方で、「作業指示を（今より）丁寧に/確実に行えば、よりやり直し のムダが少なく仕事が進められるのに」と反省する機会もあるのでは ないでしょうか。 たくさんの仕事がある中で全て丁寧に/確実に指示をしていては、 スピード感も保てず、また結果的に部下の「考える力」を育てる 上でもマイナスになるかもしれません。 ですがいわゆる「丸投げ」では、部下の混乱や不満が高まり、 育成上、プラスに働きにくいのもまた事実かと思います。 「損して得とれ」ではないですが、ちょっとした工夫によって、 作業指示の効率と効果を高める手法を考えていきたいと思います。 3つのNGパターンで確認していきましょう。 ◆◆◆NGパターン1：目的が伝わっていない◆◆◆ 5W1Hで整理された情報には仕事を進める上での必要情報が詰まって います。これは大本の作業計画（や事業計画）が5W1Hで構成されて おり、そこから棚卸しされた個々の作業を理解する上では、やはり 5W1Hが最適だからと説明できるでしょう。 とはいえ、毎回5W1Hを全て丁寧に指示するのは手が掛かります。 ここから先は相手の経験（特に同種の作業の経験値）によって コントロールしていくことになりますが、私が新人研修の講師を担当 させていただく際は「上司がどんなに忙しそうでも、最低限、 作業の目的（Why）だけは確認しましょう」と指導しています。 目的（Why）が理解できれば類推可能な範囲が広がります。 対象者や協力者（Who）や作成すべきもの（What）、納期（When） 作業手順（How）などを、部下自身が「こう進めればよいのでは？」 と考えるために目的を外しては前進はありません。 「とりあえずやっといてよ」や「まぁ考えながら進めてよ」と 作業指示する際にも、仕事の目的だけは押さえておきましょう。 ◆◆◆NGパターン2：伝えるか/見せるかを分けていない◆◆◆ 第1号でも触れましたが、山本五十六氏の「やってみせ、言って 聞かせて、させてみせ、褒めてやらねば、人は育たず」という 言葉には、部下育成への示唆が多く含まれています。 私なりの解釈ですが「やって見せる」と「言って聞かせる」には 効能の違いがあり、全ての仕事をやって見せればよいわけでも、 言って聞かせればよいわけでもないと考えています。作業の性質 によって指示の仕方の適合性があり、これらを無視すると指示の 効率の低下が懸念されます。 顧客や取引先への訪問やプレゼンなどコミュニケーション主体の ものは、やって見せる指導がより効果を発揮しやすく、やって 見せた上で実例を振り返りながら要点を言って聞かせることが ポイントになります。 また資料作成やプログラム製造など作業主体のものは、手順や ポイントを言って聞かせた上で、進めていく中でどうしても うまくいかない部分についてやって見せることが効果的です。 両者をうまく組み合わせることで、作業を自律的に進められる までのスピードが高まることが期待されます。 皆さんは、両者を使い分け/組み合わせしていますか？ ◆◆◆NGパターン3：リスク箇所を伝えていない◆◆◆ 部下から作業結果が出てきてはじめて「えっ？」とイメージの 違いに驚くことや、自分の予想以上に部下の作業に時間が掛かって 「なんで？」と思ったことはありませんか？これらは、しっかり 作業の目的を伝え、手順を示していても起こりがちなケースです。 ひとつの原因として作業上のリスク箇所を特定して伝えていない ことが考えられます。上司の目線で、やり直しが起きやすい箇所や、 意外と時間が掛かる箇所、またイメージのズレが起きやすい箇所を 伝えておくことで、リスク回避をしておきましょう。 これらの情報を先に持っておくことで、部下は上司に相談する タイミングが見極められ、また先々の工程をイメージできること から作業の全体像が持ちやすくなります。 慣れてくると指示をした後に「この作業におけるリスクはどこ にあると思う？」と質問することも効果的です。 ◆◆◆指示を通して信頼を深める◆◆◆ これまで見てきたように、部下への作業指示を行う上での3つの 鉄則がありました。 　1．最低限、作業の目的を明確にして伝える 　2．作業のタイプに応じてやって見せる/言って聞かせるを分ける 　3．リスク箇所を伝えて考えさせる やり直し作業が発生した場合に、謙虚に「自分の進め方が未熟」と 反省する部下もいれば、「最初から言ってくれればいいのに・・・」 と感じる部下もいるでしょう。（私自身、どちらかというと後者の タイプでした（反省）） 毎回懇切丁寧に教えるわけではなく、目的/リスク箇所を押さえた上で、 作業の性質に応じた伝え方をすることで、ムダが減りやすくなると 同時に、部下が「指示にそって自分で考えれば前に進む」と感じられる ことが期待できます。 部下は上司の指示とレビュー（成果/作業経緯のチェック）における コミュニケーションを通して上司への信頼感を深めていきます。 ちょっとの工夫で作業指示の効率と効果を高め、確率の高い部下育成 につなげる方法を考えてきましたが、皆さんのコミュニケーションに 活用できる気付きはありましたでしょうか。 来週はレビュー編として、作業結果を踏まえたコミュニケーションに ついて考えていきたいと思います。 それでは来週またお会いしましょう。 ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ♪『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、はじめました！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 　URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 『作業の観点に着目した部下育成の勘所』<第4回> 登録・解除・配信先の変更はこちら >> https://change-jp.com/regist_mailmag.html バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：伊藤） 150-0002 東京都渋谷区渋谷2-11-13 松田渋谷ビルディング3F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2007