メール力"メヂカラ"向上講座　〜メール作成でもう悩まない！〜
第2回　「件名で伝えるメッセージ」

　ビジネスメールには「型」があります。
　「型」を知り、効率的にメールを作成する力を身につけましょう。
　毎回すぐに使える文例付き。

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読者の皆さま

こんにちは。株式会社チェンジの澤田です。

"メヂカラ"向上講座、第2回です。

新入社員・若手社員の皆さまには、
失敗しないメールを短時間で書けるように。
部下を持つ皆さまには、
自己流のメールを振返る機会になるように、
また、部下の方々のメール力向上のきっかけ作りに。

今回は「件名」をテーマにお送りします。

それでは今週も、よろしくおつきあいください。

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◆◆◆世界で最も短い手紙◆◆◆

さて、本題に入る前に、雑学をひとつ。

「世界で最も短い手紙」として知られているのは、
一体どのような手紙か、ご存知でしょうか。

それは、小説『レ・ミゼラブル』の作者
ヴィクトル・ユーゴーが、出版直後の1862年、
出版社宛に出した

「？」

という手紙だと言われています。

そして、出版社からの答えは、

「！」

というもの。

文面だけ見ると、何のことだかさっぱりですが、
その心は

「『レ・ミゼラブル』の売れ行きはどうか？」
「大変好評です！」

というやり取りであったとされています。

まさに「つうかあの仲」、
極限まで言葉を削ぎ落としたやり取りですね。

さすがにここまでの短いやり取りは難しいかもしれませんが、
最低限の言葉で、
かつ、用件をわかりやすく伝えることを求められるのが
今回のテーマ、「件名」です。

◆◆◆件名で用件を伝える◆◆◆

覚えのある方も多いかと思いますが、
受信トレイに未読メールがずらっと並んだ状態というのは
人を大いに辟易させるものです。

特に休暇明けなどは、メールソフトを立ち上げた途端に
続々と受信トレイに溜まっていく未読メールに、
一体どれから手をつけたものかと途方に暮れてしまいますね。

そんなとき有難いのが、件名を見ただけで
用件が分かるメールです。

受信トレイに4通の未読メールが届いていたとして、
以下を見比べてみてください。

■あいまいな件名例
　1.変革チーム会議の件
　2.【訂正】変革チーム会議の件
　3.○社○様からの問い合わせについて
　4.お世話になっております

■用件が分かる件名例
　1.【変革チーム会議開催】4/13（月）10時@会議室A
　2.【変革チーム会議時間変更】4/13（月）10時→15時
　3.※ご対応ください：○社○様より△について問い合わせ
　4.○○セミナーのご案内

前者ではそれぞれ開封してみなければ用件がわかりませんが、
後者では件名でだいたいの用件が分かりますので、
対応を求められている3通目のメールを開封して
すぐに作業にかかれます。

若手の方は、目上の方に向けて
あまり用件を具体的に書くと失礼にあたるのでは、
と不安に思われるかもしれませんが、

　・お疲れ様です
　・はじめまして

といった挨拶のみの件名というのは、
かえって相手の手を煩わせることになります。

件名自体がひとつのメッセージになるように、
用件を簡潔に伝えましょう。

◆◆◆用件の種類を強調する◆◆◆

さらに相手に求めるアクションや用件の種類を
強調するとよりわかりやすい件名になります。

例えば、

　・問い合わせ
　・要確認
　・重要
　・FYI（For Your Information）

などがあります。

余談ながら、飲み会の連絡など
業務と無関係の用件の場合は、

　・非業務
　・業務外

といった表現が使われるようです。

これらに※印をつけたり、（）や《》で囲ったりすると
受信ボックスで目立ちます。

個人的には【】（すみつきカッコ）がくっきり見えるので
おすすめです。

◆◆◆返信時は件名を変えない◆◆◆

それから、もうひとつ。
返信時には件名を変えないというのがマナーです。

返信時には「RE：」「返：」、
転送時には「FW：」といった語句が自動的に
元々の件名の頭に付与されます。
（メールソフトによって語句の詳細は異なります）

「用件を伝える」ことを考えると、
返信用に新しい件名をつけたくなりますが、
後で検索した場合に見つかりにくくなってしまいますので
件名を「変更」「削除」するのは避けましょう。

ただ、個人的には、
一刻も早く伝えたいような内容を
件名に「追加」するのは有りではないかと思います。

冒頭で挙げた最短の手紙、現代であれば

　件名：[問い合わせ]レ・ミゼラブルの売上げについて

に対する返信が、

　件名：RE:[問い合わせ]レ・ミゼラブルの売上げについて
【←大好評につき増刷決定！】

といったかたちになりますでしょうか。

◆◆◆まとめ：メヂカラレベルUP！◆◆◆

件名はメールの顔です。
　・簡潔に、わかりやすく。
　・2通目以降、みだりに変更しない。

この2点を守って、件名上手になりましょう。　

それではまた来週お会いしましょう。

◆◆◆おまけ:今週の文例◆◆◆
「報告/連絡/相談（社内向け）〜議事録を送付する」

最後に、すぐに応用できる「今週の文例」です。
今回は、社内の関係者に対し、議事録を送付するという場面です。

メール負荷軽減のため、社内での資料共有については、
共有サーバ上に資料を格納し、ファイルパスのみを伝達するという
組織も多いかと思います。

その場合はファイルパスとファイル名称を正しく記載しましょう。

また、書類のやり取りの際は「査収」という言葉がよく用いられます。

文例中の表現のほか、

「ご査収ください。」
「ご確認よろしくお願いいたします。」

なども使われます。

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件名：【送付連絡】4/1(水)変革チーム定例会議議事録
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変革チーム各位

お疲れさまです。澤田です。

4月1日（水）に実施されました
変革チーム定例会議の議事録を送付いたします。

【添付ファイル名】
20090401_変革チーム定例会議議事録.doc

ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

疑問点、不明点、記載ミス等がありましたら
澤田までご連絡ください。

以上、お知らせいたします。

---------
澤田　変革子
03-XXXX-XXXX　（内線：XXX）
XXX@△△.jp

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また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。
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